Gestão administrativa

Conceituando a gestão administrativa

A administração deve observar todas as áreas da empresa e deve ditar como a empresa funciona. Consideramos que a administração deve possuir indicadores de produtividade e eficiência análogos aos que se aplicam a linhas de produção.

Muitos pontos poderiam ser elencados, mas optamos por limitar aos que incidiram mais frequentemente ou foram mais impactantes no processo de melhora da gestão administrativa.

Sintoma: "Desordem"

A desordem é a palavra chave, mas ela pode ter origem nas seguintes falhas administrativas principais:

  • Falta de um organograma atualizado e claro
  • Falta de procedimentos claramente definidos - neste ponto não estamos forçando a existência de manuais (que dificilmente são lidos ou consultados), mas de meros fluxogramas ou guias rápidos de checagem
  • Falta de procedimentos de revisão periódica de procedimentos (novamente o PDCA)
  • Falta de clara delegação de autoridade e de responsabilidade aos colaboradores
  • Uso ineficiente de microinformática normalmente pela falta de treinamento no uso dos sistema corporativos, tanto sistemas de gestão integrada como nas planilhas e editores de texto
  • O ambiente geral dos escritórios não transmite impressão de uma organização eficiente
  • Falta de disciplina do escritório
  • Falta de padronização do material produzido – cartas, planilhas
  • Falta de regras para retenção e destruição de documentos
  • Dificuldade de localização de documentos arquivados
  • Arquivos desordenados e de difícil localização; quantidade excessiva de papeis aguardando arquivamento.
  • Número excessivo de cópias
  • Mais de um modelo em uso do mesmo formulário
  • Inexistência de times de trabalho focados em reunir os colaboradores necessários para determinados projetos

Essa lista poderia prosseguir quase que indefinidamente. Nossa assessoria foca em reduzir ao mínimo necessário as atividades administrativas, de forma a não comprometer a eficiência da empresa em virtude de burocracia.

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